Wahrscheinlich gibt es bereits erste Erfahrungen mit elektronisch eingehenden Rechnungen, der Versand von Rechnungen per Mail ist bei vielen Unternehmen (insb. Telekommunikation, Online-Handel) ja bereits üblich. Dennoch ist es ggf. erforderlich, den Prozess des Rechnungseingangs im eigenen Unternehmen anzupassen. Falls noch nicht vorhanden, sollten zeitnah auch passende Software-Lösungen eingeführt werden.
Was ist eine e-Rechnung?
Wie eingangs erwähnt kommen heute schon viele Rechnungen per E-Mail oder können in einem Online-Kundenbereich heruntergeladen werden, in der Regel als (einfache) PDF-Datei. Eine „echte“ e-Rechnung – wie sie jetzt gesetzlich definiert ist – unterscheidet sich davon primär dadurch, dass sie (zusätzlich) einen EU-weit standardisierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML) mit den Rechnungsdaten enthält.
Welche Formate gibt es?
Aktuell erfüllen in Deutschland zwei Formate den EU-Standard: xRechnung und ZUGFeRd 2.0.
Die xRechnung besteht einzig aus der entsprechenden XML-Datei und kann ohne technische Hilfsmittel praktisch nicht gelesen werden. In DATEV© UnternehmenOnline gibt es jedoch eine Viewer-Funktion, die den Rechnungsinhalt menschenlesbar darstellt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus einer XML-Datei mit einem menschenlesbaren Belegbild im PDF-Format. Aufgrund dessen wird das ZUGFeRD-Format in der Praxis wohl ein weitere Verbreitung finden als die xRechnung.
Der XML Datensatz ist aber in jedem Fall – für den unwahrscheinlichen Fall eines abweichenden Belegbildes – maßgeblich für den Rechnungsinhalt. Bei beiden Formaten werden die Daten aus dem XML-Datensatz in UnternehmenOnline übernommen. Eine (fehleranfällige) OCR ist nicht mehr erforderlich.
Empfang von E-Rechnungen ab 2025 Pflicht
Fraglich ist in diesem Zusammenhang aktuell, ob „Empfang“ gleichzusetzen ist mit der technologischen Fähigkeit, die E-Rechnung auch elektronisch zu verarbeiten. Heute schon ist hierbei i.ü. zumindest die elektronische und revisionssichere Archivierung von digitalen Rechnungen obligatorisch! Eine weitere Verarbeitung setzt dann auch den Einsatz entsprechender Software voraus.
Da die neuen Regelungen aktuell keine Vorgaben zum Übermittlungsweg machen, ist für den Empfang einer elektronischen Rechnung zunächst ein einfaches E-Mail-Postfach ausreichend. Wir empfehlen, hierfür jedoch eine separate E-Mail-Adresse einzurichten nach dem Muster rechnungen(at)unternehmen.de.
Per Mail Eingehende Rechnungen können i.ü. komfortabel über die Funktion DATEV© UploadMail an UnternehmenOnline weitergeleitet werden.
Wir bieten gerne soweit möglich Unterstützung sowie – über unseren berufsständischen Partner DATEV eG – auch spezielle Software-Lösungen zum Thema E-Rechnung. Mehr über diese Lösungen finden Sie unter go.datev.de/e-rechnung.
Auch unsere Rechnung kommt künftig als E-Rechnung
Auch wir stellen die eigene Fakturierung auf die neue E-Rechnung um. Viele Mandate bekommen heute schon ihre Rechnungen von uns per Mail. Wir planen im Verlauf des Jahres möglichst alle unsere Rechnungen im B2B-Bereich im neuen E-Rechnungsformat auszustellen.
Weitere Informationen
Einen ersten Überblick gibt es hier auf unserer Internetseite. Weitere Infos zu Versand und unseren eigenen Rechnungen werden wir zeitnah in einer weiteren Mail zusenden.
Für Rückfragen und Unterstützung auf dem Weg zur E-Rechnung stehen wir natürlich gerne zur Verfügung.
