Vorsicht bei sogenannten eRechnungen
Papierlose Rechnungen - sogenannte eRechnungen - bleiben ein Dauerbrenner. Denn viele elektronisch übermittelte Rechnungen sind immer noch nicht digital signiert und Unternehmer wie Freiberufler verlieren dadurch den Vorsteuerabzug. Denn Rechnungen, die per E-Mail übermittelt bzw. zum Download bereitgestellt werden (meist in Form eines PDF-Dokuments) und keine "qualifizierte elektronische Signatur" tragen, stellen keine Rechnung im Sinne des Paragrafen 14 Abs. 3 UStG dar.
OFD Chemnitz v. 28.08.2006 - S 7287 a - 5/1 - St23
Auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen
Anforderung der Datei unabhängig von einer Außenprüfung
Gem. § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht zur Einsichtnahme in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen bzw. zur Anforderung der gespeicherten Unterlagen auf einem Datenträger. Dazu gehören auch die auf elektronischem Weg übermittelten Eingangsrechnungen (§ 14 Abs. 3 UStG). Die Vorlage oder Übermittlung der elektronischen Rechnung in Dateiform kann aber auch unabhängig von einer Außenprüfung gefordert werden, da die Rechnung ein Beweismittel i. S. d. §§ 92 Nr. 3 i. V. m. 97 AO ist (§ 87a Abs. 5 AO). Der Unternehmer ist gem. Abschn. 184a Abs. 2 Satz 7 UStR verpflichtet, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 UStG erfüllt. Andernfalls ist ein Vorsteuerabzug aus der Rechnung nicht möglich.
Die Anerkennung als betrieblicher Aufwand im Rahmen der Gewinnermittlung ist zwar nicht gefährdet, angesichts der zunehmenden Zahl von Dienstleistern, die per Mail oder Download fakturieren (z. B. Telefon- und Internet-Anbieter) können die Vorsteuerverluste jedoch nicht unerheblich sein. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kann es hier zu Problemen kommen: die Prüfer des Fiskus sind unnachgiebig, wenn es um Rechnungen geht, die formal nicht einwandfrei sind.
Die vom Gesetzgeber verlangte qualifizierte elektronische Signatur bereitet in der Praxis jedoch immer noch Probleme.
Es besteht (bisher) keine Pflicht, Online-Rechnungen mit einer entsprechenden Signatur zu versehen. Einige Anbieter verschicken ihre Rechnung automatisch mit einer solchen, bei anderen muss man diese erst beantragen. Wieder Andere bieten im Rahmen ihrer Online-Fakturierung gar keine Signatur an. Sollte man als Steuerpflichtiger von dem Service der papierlosen Rechnung also Gebrauch machen wollen, ist im Vorfeld genau zu prüfen, ob die Online-Rechungen auch den gesetzlichen Anforderungen für den Vorsteuerabzug genügen, sprich ob sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt werden. In Zweifelsfällen müssen Sie sich diesbezüglich an den Rechnungsaussteller wenden.
Ein weiteres Problem ist die Speicherung dieser Daten. Sowohl die Rechnungs-, als auch die zugehörige ?Schlüsseldatei? müssen aufbewahrt werden, damit im Rahmen einer Betriebsprüfung die Echtheit des entsprechenden Rechnungsdokumentes überprüft werden kann. Ein Ausdruck der Rechnung reicht nicht! Das heißt der Prüfer muss Zugang zu diesen Daten erhalten, im Zweifelsfall, in dem Sie ihm ihren PC zur Verfügung stellen.
Sollten Sie sich im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Online-Rechnungen ihres Lieferanten nicht sicher sein, empfehlen wir Ihnen, sich Rechnungen weiterhin auf Papier und per Post zustellen zu lassen.
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