Einleitung

Die Pflichtangaben auf Rechnungen und Bewirtungsbelegen bleiben ein Dauerthema im Steuerrecht. Auch bei Belegen über haushaltsnahe Dienstleistungen gibt es immer wieder Probleme bei der Anerkennung durch das Finanzamt. Aus diesem Grund haben wir die Informationen diesbezüglich nochmals erheblich erweitert. Neben weiterführenden Links mit Detailinfos zu einzelnen Punkten gibt es nachfolgend auch Downloads zum Thema.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Die folgenden Angaben müssen bei allen Rechnungen (Kunden-/Lieferantenrechnungen, Kasse), die 150,00 EUR Brutto übersteigen, vorhanden sein:

Vollständiger Name und Anschrift (Leistender Unternehmer)
Vollständiger Name und Anschrift (Leistungsempfänger)
Ausstellungsdatum
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Leistungsunternehmer)
Fortlaufende Rechnungsnummer (zur Identifizierung jeweils nur einmalig zu vergeben)
Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen)
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
Das Entgelt Netto und Brutto (Aufschlüsselung nach Steuersätzen / Steuerbetrag) sowie im voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte usw).
Anzuwendender Steuersatz (Hinweis bei Steuerbefreiung auf gesetzliche Vorschrift z.B. Kleinunternehmer gem. § 19 UStG; Kreditvermittlung § 4 Nr. 8 a UStG)
Der Steuerbetrag

Für Rechnungen mit einem Bruttobetrag unter 150,00 EUR gelten folgende Pflichtangaben:

Name / Anschrift Leistender Unternehmer
Ausstellungsdatum
Menge, Art und Umfang der Lieferung/Leistung
Bruttoentgelt und Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Gesonderte Regelungen bestehen u.a. bei sogenannten "Fahrausweisen".

Bei Auslandsrechnungen sind die Formvorschriften der Europäischen Union und des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Über die Vorschriften für steuerfreie Umsätze und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen informieren wir gerne.

Die Vorschriften über etwaige berufsrechtlich zusätzliche Pflichtangaben sowie handelsrechtliche Vorschriften über den Inhalt von Geschäftspapieren bleiben natürlich unberührt.<strike></strike>

Wir empfehlen, Rechnungen erst nach Erhalt eines ordnungsgemäßen Belegs zu begleichen!

In Zweifelsfällen oder für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung!

Zusätzliche Angaben bei Bewirtungskosten

Bewirtungskosten, die aus geschäftlichem Anlass anfallen, sind grundsätzlich nur i.H.v. 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Damit aber wenigstens diese 70 % durch das Finanzamt anerkannt werden, muss der Steuerpflichtige die betriebliche Veranlassung nachweisen! Gar nicht abziehbar sind i.Ü. die Kosten für Bewirtung in der privaten Wohnung.

Zunächst muss sich aus der Rechnung Name und Anschrift der Gaststätte ergeben, bei Rechnungen über 100,00 EUR muss zusätzlich der Name des Steuerpflichtigen enthalten sein. Weiterhin sind folgende Pflichtangaben - die durch den Steuerpflichtigen separat aufzuzeichnen sind - unerlässlich:

Ort
Tag
Teilnehmer mit Namen
Name des Bewirtenden
Anlass

Grundsätzlich müssen diese Angaben und die zugehörige Rechnung zusammengefügt werden. Viele Gaststätten bieten mittlerweile sogar auf Ihrem Kassenbon die Möglichkeit diese Angaben dort einzutragen.

Ausnahmsweise besteht die Möglichkeit, die Aufzeichnungen über die Pflichtangaben und die zugehörigen Rechnungen getrennt voneinander aufzubewahren, wenn durch einen Gegenseitigkeitshinweis der Zusammenhang zwischen den Angaben und der zugehörigen Rechnung hergestellt werden kann.

Dann noch einige Anmerkungen zu den einzelnen Pflichtangaben:

Eine berufliche Schweigepflicht (insb. bei Anwälten) entbindet nicht von Angaben zum Namen der Teilnehmer
Der betriebliche Anlass sollte so detailliert wie möglich bezeichnet werden; Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch oder Hintergrundgespräch reichen nicht aus!
Auf die Namen der Teilnehmer kann verzichtet werden, wenn eine größere Personenzahl bewirtet wird (z.B. bei Betriebsbesichtigungen, o.ä.). In diesen Fällen ist die Anzahl der Teilnehmer und eine diese Personen kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben.

Die oben genannten Angaben sind zeitnah zu machen und das zu diesem Zweck erstellte Schriftstück ist zu unterschreiben. Sind diese Angaben unvollständig, können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn Höhe und betriebliche Veranlassung anderweitig nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden!

Rechungen auf Thermopapier

Für die meisten Tankstellen- Restaurant- und Portorechnungen wird Thermopapier verwendet. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass dieses Papier bei schlechter Qualität bereits nach einem Jahr verblasst und damit der Beleg unleserlich sein kann.

Dadurch ergeben sich bei einer Betriebsprüfung Probleme, denn der Unternehmer ist für die Lesbarkeit seiner Buchführungsunterlagen verantwortlich. Ist eine Rechnung verblasst und somit nicht mehr lesbar, kann sie für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs bzw. für den Nachweis von Betriebsausgaben nicht mehr verwendet werden.

Aus diesem Grund sollten Sie, im eigenen Interesse, solche Belege kopieren und die Kopie an das Original heften.

haushaltsnahe DL

Achten Sie bei Rechnungen über haushaltsnahe Dienstleistungen darauf, dass Material und Arbeitsleistung getrennt ausgewiesen sind oder zumindest ein Hinweis auf den enthaltenen Arbeitslohn enthalten ist. Nur die eigentlichen Arbeitsleistungen sind steuerlich abzugsfähig, nicht das Material.

Rechnungen mit Pauschalbeträgen werden vom Finanzamt nicht akzeptiert und sind im Zweifel gar nicht abziehbar.