Allgemeines
Nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung an sich ist aufwändig und wird von Jahr zu Jahr komplizierter. Auch der Versand der Lohnabrechnungen stellt einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar: drucken, falzen, kuvertieren, frankieren sind mühselige und schlussendlich vor allem unproduktive Tätigkeiten.
Seien Sie dabei, wenn eine neue Ära der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beginnt: stellen Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Lohn- und Gehaltsdokumente online zur Verfügung!
Über das Portal DATEV© ArbeitnehmerOnline erhalten Ihre Mitarbeiter sicheren Zugang zu ihren Lohndaten. Brutto/Netto-Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise stehen dem Arbeitnehmer 10 Jahre lang im Portal zur Verfügung. Zusätzlich können wir für die Arbeitnehmer aktuelle und individuelle Hinweise direkt über das Lohnprogramm bereitstellen.
Für maximale Sicherheit sorgen zwei alternative Zugangsverfahren. Der Arbeitnehmer weist sich entweder mit dem neuen Personalausweis aus oder er nutzt TANs, die per SMS auf ein vorab registriertes Mobilfunkgerät gesendet werden.
Unsere Leistung
- Wir richten DATEV© ArbeitnehmerOnline für Sie ein und treffen alle nötigen Vorbereitungen.
- Wir schalten die jeweiligen Mitarbeiter/innen bei DATEV frei und lassen diesen die benötigten Registrierungsinformationen zu kommen.
Unser Service
Gerne stellen wir Ihnen ein Musterschreiben zur Information Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung.
Ihre Vorteile
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Der Aufwand für die Verteilung der Brutto/Netto-Abrechnung entfällt.
- Sie sind zeitlich flexibel, denn Postlaufzeiten spielen keine Rolle mehr. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmittelbar nach der Abrechnung bereit.
- Das Porto für den Versand der Abrechnungen entfällt.
- Informationen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterzugeben wird einfacher, denn Sie stellen Ihren Mitarbeitern aktuelle Hinweise online zur Verfügung.
- Sie positionieren sich als zukunftsorientierter Arbeitgeber.
- Sie leisten einen Beitrag für die Umwelt, indem Sie Ihren Papierverbrauch deutlich verringern.
Vorteile für Ihre Mitarbeiter
- Ihre Mitarbeiter haben immer und überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente. So gehen keine Dokumente verloren und der Mitarbeiter muss sie nicht erneut bei Ihnen anfordern.
- Dokumente in Ordnern abheften oder suchen, gehört der Vergangenheit an.
- Die Dokumente werden zehn Jahre lang im Portal gespeichert. Eine Papierablage wird damit überflüssig.
Gebühren
Die mit ArbeitnehmerOnline zusammenhängende Leistungen unserer Kanzlei sind für unsere Mandanten kostenfrei. Einzig die anfallenden DATEV-Gebühren berechnen wir 1:1 weiter:
0,15 EUR/mtl. pro Arbeitnehmer ab Registrierung zzgl. anfallende Portokosten für Anschreiben, die der Arbeitnehmer für die Anmeldung in DATEV Arbeitnehmer online benötigt. Die Preise verstehen sich zzgl. Umsatzsteuer. Es gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV.
Zeitgemäße Lösung für schlanke Prozesse
Online-Banking und Online-Shopping schätzen bereits viele Menschen im Alltag. Mit DATEV© ArbeitnehmerOnline ist es nun möglich, Arbeitnehmern Lohn- und Gehaltsdoku-mente, wie z. B. die Brutto/Netto-Abrechnung oder die Lohnsteuerbescheinigung, statt wie bisher auf Papier online zur Verfügung zu stellen.
Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter profitieren von dem Angebot: so erspart man sich beispielsweise Kosten für Druck und Porto und auch der Arbeitsaufwand für die Vertei-lung der Brutto/Netto-Abrechnungen entfällt. Für Mitarbeiter bedeutet ArbeitnehmerOnline mehr Flexibilität, denn sie können jederzeit auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente zugrei-fen und die lästige Ablage in Ordnern gehört der Vergangenheit an.
Für die nötige Sicherheit ist natürlich gesorgt: Die Daten liegen geschützt im DATEV-Rechenzentrum. Zudem stellt die für den Zugriff auf das Portal erforderliche Zwei-Faktor-Authentisierung sicher, dass nur der jeweilige Mitarbeiter Zugriff auf seine Daten erhält. Als Zugangsverfahren wird eine Authenticator App Lösung geboten. Ihre Mitarbeiter sind frei in der Wahl des Anbieters der App-Lösung (z.B. Microsoft Authenticator). Diese wird durch den Mitarbeiter selbst auf dem Smartphone installiert und bei der Registrierung sowie Anmel-dung bei ArbeitnehmerOnline verwendet.
Gerne können wir auch persönlich besprechen, wie DATEV© ArbeitnehmerOnline genutzt werden kann. Für Rückfragen oder eine Terminvereinbarung stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
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Weitere Infos
Recht auf Lohnabrechnung in Papierform?
Ein Anspruch auf eine Lohnabrechnung in Papierform existiert per se nicht. In der Gewerbeordnung (GewO) ist aber gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitnehmern „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“ ist (§ 108 GewO).
Das LAG Hamm bestätigte zwar in einem Urteil aus 2021, dass die erforderlichen Textform nach § 126b BGB auch bei elektronischen Lohnabrechnungen gewahrt ist. Eine Lohnabrechnung in Papierform entspricht ebenso der Textform, wie eine digitale Gehaltsabrechnung (z.B. PDF). Neben dem Wörtchen „Textform“ ist allerdings ein weiteres Wort im § 108 GewO entscheidend: nämlich das Wort „erteilen“. Der Arbeitgeber hat nicht nur die Verpflichtung, eine Lohnabrechnung zu erstellen, er muss diese seinem Arbeitnehmer auch „erteilen“. Das wiederum setzt auch den Zugang(!) beim Arbeitnehmer voraus (§ 130 BGB). Dafür genügt es nicht nur zu ermöglichen, dass sich Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen auf einem Online-Portal selbst abrufen können. Die Lohnabrechnung ist quasi eine Bringschuld des Arbeitgebers und keine Holschuld des Arbeitnehmers.
Der Zugang einer elektronischen Lohnabrechnung - die Arbeitnehmer durch „aktives Tun“ in einem OnlinePortal selbst abrufen müssen – kann nur dann angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer sich damit ausdrücklich oder konkludent einverstanden erklärt hat. Wir empfehlen daher, sich von Arbeitnehmern im Vorfeld deren Einverständnis einzuholen. Vorlagen für Mitarbeiterinformationen und eine entsprechende Einverständniserklärung erhalten Sie selbstverständlich von uns.
Das o.a. zitierte Urteil im Volltext gibt es i.ü. hier.
