Allgemeines
Um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, benötigen wir eine Vielzahl an Unterlagen von unseren Mandanten, beispielsweise Arbeitsverträge, Stundenzettel uvm. Für die Lohnbuchführung müssen Sie uns diese Belege zur Verfügung stellen, eventuell hierfür kopieren und bringen bzw. per Post senden. Die Belege verlassen Ihr Unternehmen und Sie haben – zumindest so lange sie bearbeitet werden – keinen Zugriff mehr darauf.
Mit der Digitalen Personalakte tauschen Sie Dokumente der Personalwirtschaft zwischen der Unternehmenszentrale und verschiedenen Niederlassungen – sowie mit uns als Steuerberater – aus.
Die Digitale Personalakte ergänzt die Cloud-Lösung DATEV UnternehmenOnline in Verbindung mit DATEV BelegeOnline: Sie / Ihr Mitarbeiter in der Niederlassung scannt das Dokument und lädt es in das Programm DATEV BelegeOnline hoch. Dabei werden die Dokumente im DATEV-Rechenzentrum abgelegt, was aufgrund höchster Datensicherheitsstandards für maximale Sicherheit sorgt. Der Lohnsachbearbeiter in der Unternehmenszentrale oder wir in unserer Kanzlei rufen die Digitale Personalakte über das Lohnabrechnungsprogramm auf. Dort wird das Dokument der Niederlassung oder dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet und verschlagwortet. So ist jedes Dokument sowohl für die Niederlassung als auch für die Unternehmenszentrale und für uns als Steuerberater schnell auffindbar und nur einmal vorhanden, denn alle Beteiligten greifen immer auf dasselbe Dokument zu.
Unsere Leistung
- Wir stellen UnternehmenOnline für Sie bereit, richten die gewünschten Komponenten ein und beschaffen die notwendigen Authentifizierungsmedien (mIDentity, SmartLogin), gerne auch gesondert für Ihre Mitarbeiter.
- Wir geben eine Einführung in die Nutzung von UnternehmenOnline sowie in die Anwendung der verschiedenen DATEV-Tools; bei Bedarf bieten wir auch laufenden technischen Support soweit möglich.
- Gerne geben wir auch Hinweise hinsichtlich der Prozessoptimierung bzgl. der Arbeit mit digitalen Belegen.
Unser Service
- Auf Wunsch erhalten Sie für die Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung eine DATEV© ArchivDVD inklusive der Belege. Für die nächste Prüfung brauchen Sie die Belege also nicht mehr zusammenzustellen.
- Wir stellen Ihnen Auswertungen zur Personalwirtschaft online zur Verfügung.
Ihre Vorteile
- Die Mitarbeiter in der Personalabteilung und wir verfügen über einen einheitlichen Informationsstand, da alle auf dieselben Dokumente zugreifen. Das vermeidet Doppelarbeit und Redundanzen bei der Lohnabrechnung.
- Die Dokumente stehen den Mitarbeitern und uns jederzeit übersichtlich und strukturiert zur Verfügung. Dadurch finden alle Beteiligten die Dokumente schneller.
- Sie reduzieren Ihre Papierablage, weil die Dokumente fortan in digitaler Form vorlie-gen. Dadurch vermeiden Sie Druck- und Lagerkosten.
Gebühren
Gebühren fallen an für die Nutzung von 
DATEV UnternhmenOnline. Die Digitale Personalakte ist in diesen gebühren bereits inklusiv.
Mehr
PersonaldatenOnline
Die Anwendung DATEV© Personaldaten in DATEV© UnternehmenOnline dient zur Vorerfassung der Stammdaten neuer Mitarbeiter.
Erfassbar sind die persönlichen Angaben sowie Angaben zur Beschäftigung. Die persönlichen Angaben des Mitarbeiters können außerdem komfortabel per Online-Personalfragebogen direkt vom Mitarbeiter selbst abgefragt werden! Sie positionieren sich damit nicht nur als moderner Arbeitgeber: durch Pflichtfelder (u.a. Anschrift, Bankverbindung), eine Eingabeprüfung und z.T. Auswahlmenüs (z.B. bei der Krankenversicherung) erhöht sich die Qualität der Mitarbeiterangaben und es reduzieren sich Rückfragen.
Zusätzlich ist die Veranlassung von Sofortmeldungen bei sofortmeldepflichtigen Branchen möglich! Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen (in denen erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht) müssen spätestens bei Arbeitsbeginn eine Sofortmeldung abgeben. Diese zusätzliche(!) Meldung ist elektronisch direkt an die Dt. Rentenversicherung zu übermitteln. Unterbleibt die Meldung liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, und es drohen Bußgelder bis zu 25.000 EUR! Mit dem Modul PersonaldatenOnline ist das jetzt 24/7 über DATEV© UnternehmenOnline möglich! Eine zusätzliche Registrierung bei / Nutzung von SV-Net entfällt.
