Übersicht
Steuerpflichtige müssen dafür sorgen, dass insbesondere die Buchführungdaten (Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Lohnbuchführung) gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GobS) für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB, AO und UStG lesbar und maschinell auswertbar sind.
Eine reine "Datensicherung" alleine - wie sie auch in unserer Kanzlei seit Jahren natürlich bereits regelmäßig angefertigt wird - reicht hierzu jedoch nicht aus, vielmehr müssen die Daten revisionssicher archiviert werden. Der Aufwand für derartige eine Archivierung von Beständen vor Ort über 10 Jahre, die den hohen Ansprüchen an Qualität, Datenschutz sowie Datensicherheit optimal gerecht wird, ist immens hoch!
Daher bietet sich für Buchführungsdaten die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum an. Diese dient insbesondere der langfristigen Aufbewahrung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der Revisionssicherheit. Die Archivierung im DATEV-RZ kann gerne über unsere Kanzlei erfolgen.
Soweit Sie dahingehend Unterstützung wünschen, sprechen Sie Ihren Sachbearbeiter einfach an. Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Unsere Leistung
Archivierung Ihrer Buchhaltungsdaten im DATEV-RZ über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungszeit.
Unser Service
Auf Wunsch bzw. bei Bedarf bereitstellen einer DATEV Archiv-DVD (z.B. für Betriebsprüfungszwecke).
Hierauf sind alle Buchhaltungsdaten inkl. - sofern UnternehmenOnline im Einsatz - der zugehörigen und mit den jeweiligen Buchungssätzen verknüpften Belegbilder enthalten. Das auf jeder DVD ausgelieferte Programm Rechnungswesen-Archiv hält zahlreiche Auswertungen bereit und bietet eine Schnittstelle mit GDPdU-Beschreibung, z.B. zur Auswertung an einem Betriebsprüfer-PC.
Ihre Vorteile
- Die DATEV-Lösung ist durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und mit den GoBS bzw. GDPdU konform.
- Keine Investition in Neukauf bzw. Aktualisierung der Hard- und Software für die Archivierung nötig.
- Die Archivierung erfolgt ohne zusätzlichen Zeitaufwand für Sie: wir reichen die Daten automatisch mit der monatlichen UstVA ein.
- Daten sind in den jeweils aktuellen Programmen lesbar, d.h. der Aufwand für Datenkonvertierung und Bestandsprüfung entfällt.
- Daten können selektiv auf Rechnungswesen-Archiv-DVD ausgegeben und an Betriebsprüfer weitergegeben werden (verschlüsselt, mit separatem Viewer und GDPdU-Export, ggf. mit Verknüpfung zwischen Buchungssatz und digitalem Beleg)
Gebühren
Für die Archivierung Ihrer Daten im Rechenzentrum der DATEV gelten Preise und Geschäftsbedingungen der DATEV eG in Nürnberg. Gerne lassen wir Ihnen eine individuelle Kostenübersicht zusammenstellen.
Datensicherung und ~archivierung
- Erstellen eines Archivierungskonzeptes (Brandschutz, Datenschutz/Zugangskontrolle, Virenschutz, Backup).
- Archivierung vom produktiven System auf ein Archivierungssystem.
- Bestandsprüfung der zu archivierenden Daten vor der Archivierung.
- Regelmäßige Datenbestandsprüfungen, um Bestandsdefekten vorzubeugen.
- Schutz vor Viren oder unberechtigtem Zugang. Virenprüfung mit dem jeweils aktuellsten Antivirenprogramm!
- Regelmäßige Systemwartungen.
- Datenkonvertierung inklusive Datenbestandsprüfungen bei Systemänderungen (HW-/SW-Änderungen im produktiven System) für alle archivierten Datenbestände.
- Sicherstellen der Lauffähigkeit (auch über viele Jahre hinweg), d. h., bestimmte Programme müssen mit dem gesamten DV-Umfeld ebenfalls archiviert werden.
- Ressourcen wie: Raum, Hardware, Personal, etc.
Belege digital Aufbewahren?
Auch in Zeiten von digitalem Rechnungswesen (UnternehmenOnline) und virtuellen Belegen kann man (noch) nicht ganz auf die realen Belege verzichten, das sog. ersetzende Scannen ist mit hohem Aufwand verbunden.
Von Seiten der Finanzverwaltung wird - sofern nicht gesonderte Maßnahmen für ersetzendes Scannen getroffen werden - die zusätzliche Aufbewahrung der Originalen als obligatorisch angesehen und aus handelsrechtlicher Sicht sind diese "geordnet" aufzubewahren.
Auch für die Zukunft gehen Experten davon aus, dass es eine "papierarme" aber keine völlig "papierlose" Welt gibt. Von daher bleibt ein strukturiertes Ablagesystem zumindest dieser Restbelege unverzichtbar.
In Kooperation mit unserem IT-Systempartner unterstützen wir Sie auch gerne bei der Einführung eines digitalen DokumentenManagementSystems (DMS) und Erarbeiten mit Ihnen einen individuellen Ablagerahmenplan.
