Was ist eine e-Rechnung?
Viele Rechnungen kommen heute schon per E-Mail oder können in einem Online-Kundenbereich heruntergeladen werden, in der Regel als (einfache) PDF-Datei. Eine „echte“ e-Rechnung unterscheidet sich davon primär dadurch, dass sie (zusätzlich) einen maschinenlesbaren Datensatz (XML) mit den Rechnungsdaten enthält.
Aktuell erfüllen in Deutschland zwei Formate den EU-Standard: xRechnung und ZUGFeRd 2.0. Die xRechnung besteht einzig aus der entsprechenden XML-Datei, ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus einer XML-Datei mit einem menschenlesbaren Belegbild im PDF-Format.
Welche Vorteile hat eine e-Rechnung?
Die neue E-Rechnung setzt einen neuen Standard für die digitalen Prozesse zwischen allen Beteiligten: dem eigenen Unternehmen, seinen Kunden bzw. Lieferanten und der Steuerberatungskanzlei. Durch den XML-Datensatz können sämtliche Rechnungsinhalte elektronisch weiterverarbeitet werden. Die Vorteile dabei sind:
- Effizientere Arbeitsabläufe
- Weniger Zeitaufwand
- Niedrigere Kosten
- Mehr Transparenz
- Optimiertes Cash-Management
Empfangen von E-Rechnungen (Pflicht ab 2025)
Ab dem 01.01.2025 sind ausnahmslos alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, solche elektronische Rechnungen mit XML-Datensätzen empfangen zu können. Da die neuen Regelungen keine Vorgaben zum Übermittlungsweg machen, dürfte für den Empfang aber zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Erstellen von Rechnungen
Für die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt es großzügige Übergangsfristen, wir empfehlen aber, auch die eigene Fakturierung frühzeitig aufgrund der o.g. Vorteile auf e-Rechnung umzustellen.
Wir bieten gerne soweit möglich Unterstützung sowie – über unseren berufsständischen Partner DATEV eG – auch spezielle Software-Lösungen zum Thema E-Rechnung. Mehr über diese Lösungen finden Sie unter go.datev.de/e-rechnung.
Ausblick
Ab 2028 soll ein Meldesystems zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs eingeführt werden. E-Rechnungen sind dabei Voraussetzung für die zukünftig geplante Verpflichtung, steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich umgehend an ein bundesweit einheitliches elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden (sog. transaktionsbezogenes Meldesystem). Geplant ist in diesem Zusammenhang, dass Rechnungen im B2B-Bereich dann über spezielle Rechnungsportale ausgetauscht werden müssen, welche wiederum die obligatorischen Meldungen machen.
Die E-Rechnung wird mithin im Vorgriff auf die Einführung dieses Meldesystems verpflichtend, auch um die erforderlichen technischen und organisatorischen Umstellungsarbeiten in den Unternehmen zeitlich zu entzerren.
Auch unsere Rechnung kommt künftig als E-Rechnung
Auch wir stellen die eigene Fakturierung auf die neue E-Rechnung um. Viele Mandate bekommen heute schon ihre Rechnungen von uns per Mail. Wir planen im Verlauf des Jahres möglichst alle unsere Rechnungen im B2B-Bereich im neuen E-Rechnungsformat auszustellen.
Weitere Infos zu Empfang, Versand sowie unseren eigenen Rechnungen werden wir zeitnah bereitstellen.
Ebenso senden wir unseren Mandanten in Kürze eine exklusive Mandanten-Informationsbroschüre zu, die einen fundierten Überblick über E-Rechnung sowie Zeitplan der Einführung und Ausweitung gibt.
Für Rückfragen und zur Unterstützung auf dem Weg zur E-Rechnung stehen wir natürlich gerne zur Verfügung.
