Bewirtungskosten, die aus geschäftlichem Anlass anfallen, sind grundsätzlich nur i.H.v. 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Damit aber wenigstens diese 70 % durch das Finanzamt anerkannt werden, muss der Steuerpflichtige die betriebliche Veranlassung nachweisen! Gar nicht abziehbar sind i.Ü. die Kosten für Bewirtung in der privaten Wohnung.

Zunächst muss sich aus der Rechnung Name und Anschrift der Gaststätte ergeben, bei Rechnungen über 100,00 EUR muss zusätzlich der Name des Steuerpflichtigen enthalten sein. Weiterhin sind folgende Pflichtangaben - die durch den Steuerpflichtigen separat aufzuzeichnen sind - unerlässlich:

• Ort
• Tag
• Teilnehmer mit Namen
• Name des Bewirtenden
• Anlass

Grundsätzlich müssen diese Angaben und die zugehörige Rechnung zusammengefügt werden. Viele Gaststätten bieten mittlerweile sogar auf Ihrem Kassenbon die Möglichkeit diese Angaben dort einzutragen.

Ausnahmsweise besteht die Möglichkeit, die Aufzeichnungen über die Pflichtangaben und die zugehörigen Rechnungen getrennt voneinander aufzubewahren, wenn durch einen Gegenseitigkeitshinweis der Zusammenhang zwischen den Angaben und der zugehörigen Rechnung hergestellt werden kann.

Dann noch einige Anmerkungen zu den einzelnen Pflichtangaben:

• Eine berufliche Schweigepflicht (insb. bei Anwälten) entbindet nicht von Angaben zum Namen der Teilnehmer
• Der betriebliche Anlass sollte so detailliert wie möglich bezeichnet werden; Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch oder Hintergrundgespräch reichen nicht aus!
• Auf die Namen der Teilnehmer kann verzichtet werden, wenn eine größere Personenzahl bewirtet wird (z.B. bei Betriebsbesichtigungen, o.ä.). In diesen Fällen ist die Anzahl der Teilnehmer und eine diese Personen kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben.

Die oben genannten Angaben sind zeitnah zu machen und das zu diesem Zweck erstellte Schriftstück ist zu unterschreiben. Sind diese Angaben unvollständig, können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn Höhe und betriebliche Veranlassung anderweitig nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden!