Hintergrund
Bisher wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) von Ärzten oder Krankenhäusern in Papierform erstellt ("gelbe Zettel"). Diese Bescheinigung bestätigt, dass der Arbeitnehmer wegen einer festgestellten Erkrankung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann. Die AU ist, wenn nicht abweichend vertraglich vereinbart, spätestens am 4. Tag der Erkrankung dem Arbeitgeber vorzulegen.
Ab dem 01.01.2023 werden für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr auf Papier für Arbeitgeber oder Krankenkasse ausgestellt, die Ärzte übermitteln die Daten direkt an die Krankenkassen. Der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle (wir als Steuerberater) ruft die Daten wiederum bei den Krankenkassen ab. Das Verfahren war im Jahr 2022 optional und ist ab 2023 verpflichtend.
Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle. Er ist auch weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.
eAU kurz erklärt
Verfahren
Das Verfahren gilt für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer (nicht für privat versicherte Arbeitnehmer) bei Krankheit, stationärem Krankenhausaufenthalt oder bei Arbeitsunfällen und Betriebskrankheiten. Dazu gehören auch:
- Geringfügig entlohnt Beschäftigte (inkl. Rentner, Werkstudenten)
- Kurzfristig Beschäftigte
Für diese Personengruppen wird für die Abfrage der eAU die Krankenversicherung benötigt, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Die Beschreibung des Verfahrens sieht den Abruf der AU nur im Pull-Prinzip vor: Die elektronische AU wird von den Krankenkassen nicht automatisch an das Lohnabrechnungssystem übertragen, die eAU muss aus dem Lohnabrechnungssystem oder einem zertifizierten System angefordert werden. Die Abfrage enthält folgende Daten:
- Name des Arbeitnehmers
- Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erstmeldung oder Folgemeldung
- Angaben, ob die Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfall besteht
Die Krankenkasse gleicht die abgefragten Daten mit den vom Arzt gesendeten ab. Anschließend sendet die Krankenkasse eine entsprechende Rückmeldung an das Lohnabrechnungssystem. Dieser Vorgang kann einige Tage dauern (max. bis 14 Tage).
Das Verfahren zur eAU im Überblick:
- Schritt 1: Arbeitnehmer meldet sich krank
Der Arbeitnehmer meldet sich, wie bisher auch, bei seinem Arbeitgeber krank. - Schritt 2: Arbeitnehmer geht zum Arzt
Um sich die Erkrankung bestätigen zu lassen, geht der Arbeitnehmer, wie bisher auch, zu seinem Arzt. Er benötigt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. - Schritt 3: Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse
Nachdem der Arzt die Erkrankung bestätigen kann, erstellt er wie bisher auch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird an die Krankenkasse übermittelt. Somit wird die Krankenkasse direkt über die Arbeitsunfähigkeit informiert.
Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle. - Schritt 4: Arbeitgeber fordert die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über das Lohnabrechnungssystem an und erhält Rückmeldung der Krankenkasse
Der Abruf der Arbeitsunfähigkeit ist erst einen Tag nach Überschreiten der Attestpflicht bei der Krankenkasse möglich: In der Regel ab dem 4. Tag der Erkrankung.
Die Rückmeldungen der Krankenkassen werden über das elektronische Rückmeldeverfahren bereitgestellt. Die rückgemeldeten Daten sind im Übernahmeprotokoll nachvollziehbar.
Organisation
Unsere Mandanten erhalten von uns ein Formular, auf dem die für uns wichtigsten Daten notiert werden können.
Das vollständig ausgefüllte Formular muss umgehend per E-Mail an uns gesandt werden, damit wir zeitnah den elektronischen Abruf durchführen können. Erhalten wir keine Informationen über erkrankte Arbeitnehmer, ist ein elektronischer Abruf nicht möglich und es kann kein Lohnfortzahlungsantrag bei der Krankenkasse gestellt werden.
Weitere Infos
Ausblick
Für eine direkte Information über die jeweils aktuellen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können Mandanten den Abruf der eAU auch selbst vornehmen. Die eAU-Abfrage darf aber nur aus einem ITSG-verifizierten System erfolgen (SV.net oder zertifizierte Zeitwirtschaftssysteme).
Geplant ist, dass DATEV© Personaldaten um die neue Funktion eAU-Abruf bereichert wird. Die neue Funktion ermöglicht Mandanten, die Atteste für jeden gesetzlich Versicherten direkt aus dieser Cloud-Lösung abzurufen. Die Rückmeldedaten zu den Attesten werden in der Anwendung DATEV Personaldaten und auch in unserem Lohnabrechnungsprogramm bereitgestellt. Die transparente Übersicht zum Status der Anfrage bei der Krankenkasse wird im Abschnitt Details zur Arbeitsunfähigkeit angezeigt.
