Definition

Bewirtungskosten sind Aufwendungen (aus Anlass der Einladung anderer Personen) für Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z.B. Tabakwaren) sowie die zugehörigen zwangsläufig anfallenden Nebenkosten, wie z.B. Trinkgelder oder Garderobengebühren. Die Beköstigung muss dabei eindeutig im Vordergrund stehen.

Angemessenheit

Grundsätzlich sind nur unangemessene Kosten nicht abzugsfähig. Ob Kosten ange-messen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Ver-kehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z.B. Größe des Unter-nehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Unangemessen sind Bewirtungskosten immer dann, wenn ein offensichtli-ches Missverhältnis zwischen dem Anlass und der Höhe der Bewirtung besteht. Es gibt aber keine generelle Grenze, ab wann Bewirtungskosten unangemessen sind. Daher sollte jede Bewirtung auf ihre Angemessenheit geprüft werden.
Bei Besuchen von Nachtclubs oder Varietédarbietungen stehen die Gesamtkosten oft in einem Missverhältnis zu den Bewirtungsaufwendungen, so dass die Aufwen-dungen insgesamt bereits als unangemessen anzusehen wären.

Geschäftlicher vs. betrieblicher Anlass

Bei Bewirtungskosten ist - sofern nicht von vornherein ausschließlich Kosten der privaten Lebensführung vorliegen - grundsätzlich zwischen "geschäftlichem" und "betrieblichem" Anlass zu unterscheiden!
Ein geschäftlicher Anlass besteht bei der Bewirtung von betriebsfremden Personen, mit denen Geschäftsbeziehungen auf- oder ausgebaut werden sollen. Zu diesen Personen zählen z.B. Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter, Bewerber oder Berater, aber auch deren Begleitpersonen wie z.B. Sekretärin oder Ehe-frau des Geschäftspartners. Auch die auf den teilnehmenden Steuerpflichtigen selbst sowie dessen Arbeitnehmer oder Familienangehörige entfallende Kosten sind ebenfalls "geschäftlich" veranlasst. Ebenso gilt die Bewirtung von Besuchern des Betriebs im Rahmen von Öffentlichkeitsarbeit als "geschäftlich" veranlasst.
Die Bewirtung ausschließlich von Arbeitnehmern des eigenen Betriebes (z.B. Weihnachtsfeiern, Betriebsfeste) ist dagegen nicht "geschäftlich", sondern allgemein "betrieblich" veranlasst. Die Bewirtung von Arbeitnehmern gesellschaftsrechtlich verbundener Unternehmen ist dagegen wiederum "geschäftlich" veranlasst.

Steuerliche Konsequenzen

Ertragsteuern

In § 4 Abs.5 Nr.2 EStG hat der Gesetzgeber festgelegt, dass Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus „geschäftlichem“ Anlass nur zu 70 % als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Durch die nicht abzugsfähigen 30 % soll in typisierter Form die Haushaltsersparnis (= die private Lebensführung) berücksichtigt werden.

Bisher griff zudem vorrangig das Aufteilungs- und Abzugsverbot  bei sog. gemischten Aufwendungen. Nach neuester Rechtsprechung verneint der BFH das bisherige allgemeine Aufteilungs- und Abzugsverbot und geht nunmehr von der grundsätzlichen Aufteilbarkeit gemischter Aufwendungen aus. Es stellt sich hier jedoch die Frage nach einem geeigneten Aufteilungsmaßstab.
Bewirtungskosten sind nicht als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der (kostenlose) Verpflegungsanteil bei einer Incentive-Reise nur Teil eines Pauschalpaketes mit aus-schließlich touristischem Charakter ist. Dann sind diese Kosten als Privatentnahme zu erfassen bzw. als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu werten.

Zu 100 % sind Bewirtungskosten dagegen abziehbar, wenn nicht nur ein geschäftli-cher sondern ein betrieblicher Anlass vorliegt. Dies ist insbesondere bei Firmenfeiern bzw. Betriebsfesten (z.B. Weihnachtsfeier) oder Mitarbeiterfortbildungen der Fall. Hieran dürfen jedoch – wie oben dargestellt – ausschließlich betriebseigene Mitarbeiter teilnehmen. Nehmen auch betriebsfremde Personen teil, wären die anteiligen Kosten wieder aufzuteilen.

Ebenfalls nicht zu den Bewirtungskosten zählt i.Ü. die Darreichung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee, Gebäck) anlässlich betrieblicher Besprechungen. Auch diese Kosten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Es liegt in diesen Fällen auch kein geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer vor, der steuer- und beitragspflichtig wäre.
Nebenkosten im Zusammenhang mit der Bewirtung teilen grundsätzlich Schicksal der Bewirtungskosten und sind ebenfalls nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Nebenkosten sind aber nur dann gegeben, wenn diese im Verhältnis zu den gesamten Kosten von untergeordneter Bedeutung sind (z.B. Garderobe, Trinkgelder; s.o.).

Umsatzsteuer

Vorsteuern sind unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG in voller Höhe abzugsfähig.  Der Vorsteuerabzug ist auch hier nur bei unangemessenen Auf-wendungen ausgeschlossen. Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 v.H. ist nicht mehr anzuwenden, § 15 Abs.1a UStG wurde entsprechend geändert.

Vorbemerkungen

Nicht zu den Bewirtungskosten zählen Übernachtungs-, Fahrt- oder sonstigen Ver-gnügungskosten. Fallen darüber hinaus weitere erhebliche Kosten (z.B. Programm, Raummiete, etc.) an, können diese - unter Beachtung der sonstigen Voraussetzungen - separat als Betriebsausgaben behandelt und in voller Höhe abgezogen werden. Solche Kosten sollten grundsätzlich getrennt von der Bewirtungsrechnung in einem separaten Beleg berechnet werden.

Übliche Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind nach Auffassung der Finanzverwaltung insbesondere

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind.

Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen gehören als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn, wenn es sich um herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltungen und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt. Unter bestimmten Vorraussetzungen kann jedoch ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil liegen. Denn in einzelnen Fällen sei der Schluss gerechtfertigt, wie der BFH in mehreren Urteilen  ausführt, dass die den Arbeitnehmern zukommenden Vorteile nicht im eigenbetrieblichen Interesse lägen, sondern dass die Dienste der Arbeitnehmer auf diesem Weg entgolten werden sollten.

Voraussetzungen

Kosten der Veranstaltung

Der BFH hält in seinen Urteilen aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung und zur Vermeidung ausufernder steuerfreier Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen weiterhin an einer starren Freigrenze fest. Diese beträgt z.Zt. 110,00 EUR pro Veranstaltung pro Arbeitnehmer.

Dauer der Veranstaltung

Der BFH hat nunmehr auch Betriebsveranstaltungen, die länger als einen Tag dauern, anerkannt. Gründe hierfür sind z.B. die eventuell gebotene Verlängerung eines Ausflugs von Freitag auf Samstag, die Notwendigkeit einer Anreise aus verschiedenen auswärtigen Betriebsstätten und die Intensivierung des Teamge-dankens.

Häufigkeit

Abgrenzungsmerkmale für die Üblichkeit einer Betriebsveranstaltung ist auch die Anzahl. Betriebsveranstaltungen sind üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden; auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es - wie erwähnt - nicht mehr in erster Linie an. Diese Beschränkung dient dazu eine Ausuferung der steuerfreien Zuwendungen entgegenzuwirken und wird als sachgerecht anerkannt.

Zuschuss des Arbeitgebers

Zuschüsse (Barzuwendungen) des Arbeitgebers können ebenso wie Sachzuwen-dungen anerkannt werden kann, wenn der Betrag pro Arbeitnehmer unterhalb der Freigrenze liegt. Bei Firmenveranstaltungen kommt es hierbei dementsprechend nicht auf die Höhe der Gesamtkosten je Arbeitnehmer an, sondern wie hoch die Kosten des Arbeitgebers sind.
Die Steuerfreiheit der Zuwendungen bleibt erhalten, wenn die Arbeitnehmer einen Teil der Kosten selbst tragen und die Zuwendungen des Arbeitgebers je Arbeitnehmer unterhalb der Freigrenze bleiben. Hier eröffnet sich also ein gewisser Gestaltungsspielraum.

Die Zuwendung von Bargeld ist zwar grundsätzlich ein Problem, hier kann aber der Verwaltung (und herrschenden Meinung) gefolgt werden, dass Barzuwendungen, die anstelle anerkannter Sachzuwendungen gewährt werden, diesen gleichzustellen sind, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.

Noch gibt es zahlreichen ungeklärte Einzelfragen im Zusammenhang mit Firmenveranstaltungen. Auch die Angemessenheit der Freigrenze, die seit 1993 nur unwesentlich erhöht wurde, ist für aktuelle Veranlagungszeiträume nicht abschließend geklärt.

Dementsprechend sind fortwährend Verfahren bei den Finanzgerichten sowie beim Bundesfinanzhof anhängig. Eine Einzelfallprüfung ist dementsprechend dringend anzuraten.