Einleitung
obwohl wir in unserer Kanzlei seit Jahren schon auf eine umfassende Digitalisierung setzen, versenden wir bislang unsere Rechnungen i.d.R. noch auf Papier. Das hatte bisher einen banalen Grund: nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) waren Steuerberater gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen eigenhändig zu unterschreiben. Angesichts der technischen Entwicklungen haben Kammern und Verbände schon lange auf eine Änderung dieser unzeitgemäßen Regelung hingewirkt. Seit Novellierung der StBVV im Juli 2020 ist es auch Steuerberatern endlich gestattet – vorbehaltlich der Zustimmung des Mandats – Rechnungen in Text-form zu erstellen (und also z.B. per E-Mail zu versenden).
Sofern künftig auch wir – wie wahrscheinlich schon viele andere – unsere Rechnungen per E-Mail zusenden sollen, können sich unseren Mandanten gerne an uns wenden. Dadurch lässt sich nicht nur Aufwand auf beiden Seiten sparen, sondern auch wertvolle Ressourcen im Sinne unserer Umwelt und des Klimas schonen. Und Falls eine spezielle E-Rechnung nach den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 gewünscht ist, ist dies für uns ebenfalls problemlos möglich.
Soweit nichts anderes vereinbart wird, wird die Rechnung als PDF auf Basis ZUGFeRD-Formular mit eingebettetem XML-Datensatz ausgestellt. Bei Nutzung von DATEV © UnternehmenOnline wird die Rechnung zusätzlich in BelegeOnline bereitgestellt. Ungeachtet dessen stellt die Steuerberatungsgesellschaft sicher, dass jede einzelne Honorarrechnung vor Versand geprüft und freigegeben wird und die Rechnungen in der elektronischen Handakte archiviert werden. Wir bitten zu beachen, dass Rechnungen mit deren Versand per E-Mail als zugegangen und fällig gelten und dass für den Zweck der etwaigen Vorsteuerabzugsberechtigung die erhaltenen E-Mails nebst Rechnungsanhängen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unverändert und lesbar zu archivieren und Vorkehrungen zur jederzeitigen Lesbarmachung zu treffen sind.
Für Rückfragen stehen wir na-türlich gerne auch persönlich zur Verfügung.
Mehr Infos
Ihr Beratungsteam
... im Mönchengladbacher Nordpark
Bruno Wiessner, Dirk Zimmermann
Steuerberater
Wiessner & Zimmermann
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Konrad-Zuse-Ring 18
41179 Mönchengladbach
Telefon +49 (2161) 57 316 - 0
Telefax +49 (2161) 57 316 - 22
Internet: http://www.w-z-gmbh.de
E-mail: steuerkanzlei(at)w-z-gmbh.de
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD heißt ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das seit 2014 - einschließlich einer umfangreichen Spezifikation - allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung steht. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per e-Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.
Denn eine elektronische Rechnung sollte mehr sein als ein Word-Dokument oder ein PDF, das per E-Mail übersandt wird. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten "Message User Guidelines" (MUG).
Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie - u.a. auch unser berufsständisch Partner DATEV - sowie die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.
Quelle und mehr Informationen auf www.ferd-net.de.
Für wen ist ZUGFeRD gedacht?
Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind insbesondere kleine und kleinste Unternehmen, die nur wenige Rechnungen pro Jahr an verschiedene Geschäftspartner stellen. Wenn diese aber strukturierte Rechnungsdaten verlangen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können, ist ZUGFeRD eine einfache Lösung.
Die Nutzung der strukturierten Daten ist dabei optional ist: werden sie nicht benötigt, hat man immer noch das PDF als Rechnungsbild.
Wie kann eine Rechnung mit ZUGFeRD erstellt werden?
Viele Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD bereits, so dass die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der bisher bekannten Buchhaltungs- bzw. ERP-Software erfolgen kann. Darüber hinaus kann ZUGFeRD auch in eigene, unternehmensspezifische Lösungen integriert werden.
Selbstverständlich unterstützt 
DATEV© AuftragswesenOnline das ZuGFeRD-Format ebenfalls. Gerne unterstützen wir Sie bei der Nutzung von ZuGFeRD, sowohl beim Rechnungsein- als auch beim Rechnungsausgang.
